Artikel Onze Passie – Maart/april
E-facturatie is de digitale verwerking van facturen via het beveiligde Europese netwerk Peppol. Dit systeem verschilt van het versturen van een factuur in pdf-formaat via e-mail. In België wordt e-facturatie vanaf 1 januari 2026 verplicht voor transacties tussen ondernemingen. Voorstanders benadrukken de efficiëntie van het systeem, terwijl tegenstanders het als een onnodige en bijkomende kost beschouwen.
E-facturatie is sinds 1 maart 2024 al verplicht voor facturatie tussen ondernemingen en overheden. Vanaf 1 januari 2026 wordt het systeem uitgebreid naar relaties tussen ondernemingen onderling. Het doel is de btw-aangifte binnen de EU te vereenvoudigen, met daarnaast een belangrijke focus op fraudebestrijding. Dit maakt e-facturatie geen volledig nieuw concept. Voor de relatie tussen bakker en consument verandert er in principe weinig. De verplichting is voornamelijk tussen bakkers onderling en in hun relaties met leveranciers etc.
Een belangrijk voordeel van e-facturatie is de aanzienlijke vermindering van menselijke fouten. Het automatiseert een proces dat doorgaans handmatig wordt uitgevoerd, waardoor facturen sneller, efficiënter en kostenvriendelijker kunnen worden verwerkt. Bovendien is het systeem betrouwbaarder en veiliger. Studies tonen zelfs aan dat het opstellen en verzenden van facturen via e-facturatie op de lange termijn goedkoper is dan het versturen via e-mail.
Toch zijn er ook nadelen verbonden aan e-facturatie. Niet voor elke onderneming zijn de voordelen even groot, waardoor de overstap soms als negatief kan worden ervaren. Daarnaast zijn er praktische uitdagingen, zoals de noodzaak/verplichting om het KBO-nummer van de ontvanger te beschikken om een e-factuur op te stellen. Verder is er de kost van de aanschaf van nieuwe software. De overheid probeert hierin tegemoet te komen door twee fiscale maatregelen: een verhoogde investeringsaftrek van 20% en een tijdelijke kostenaftrek van 120%.
De bezorgdheid over de tijdige betaling van e-facturen houdt veel KMO’s en zelfstandigen tegen om de overstap naar e-facturatie tijdig te maken. Toch is het raadzaam om dit proces niet uit te stellen. Er zijn verschillende softwareoplossingen die e-facturatie via Peppol ondersteunen, maar niet alle software is compatibel met het boekhoudpakket van jou of je boekhouder. Daarom is het belangrijk om de markt te verkennen, kritisch te zijn en vooral een boekhouder te raadplegen bij de keuze van de juiste software.
Vanaf 1 januari 2026 riskeren ondernemingen een boete van de btw-controleur als ze geen e-facturatie gebruiken en zo een niet-conforme factuur uitreiken. Bovendien kunnen zowel jij als de ontvanger van de factuur alleen btw aftrekken als de factuur voldoet aan de vereisten. Door geen e-facturatie te gebruiken, kunnen jullie de btw niet meer recupereren.
E-facturatie is geen zwart-wit kwestie: het is zowel een waardevol hulpmiddel als een potentieel onterechte kost, afhankelijk van de situatie van de onderneming. Het is belangrijk om te onderzoeken welke optie het beste aansluit bij de behoeften van jouw bedrijf.
Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen of bijstand nodig? Aarzel niet om ons te contacteren via g.godderie@villajuris.be of op het nummer 011 25 20 20.