Op 1 april 2020 verscheen in het publicatieblad van de Europese unie een mededeling van de Europese Commissie over het gebruik van de wetgeving overheidsopdrachten in het licht van de actuele COVID-19 crisis.
Ziekenhuizen en andere zorginstellingen spelen een cruciale rol bij de bestrijding van het coronavirus. Zij hebben een actuele grote nood aan persoonlijke beschermingsmiddelen zoals gezichtsmaskers en veiligheidshandschoenen. Maar ook voor andere medische hulpmiddelen zoals beademings- of IT‐infrastructuur is er sinds de uitbraak van de covid-19 crisis een substantieel verhoogde vraag op een internationaal verstoorde markt.
Opgelet: dit artikel werd geschreven in het kader van de opgelegde maatregelen inzake het COVID-19 virus. Zij zijn dus maar van kracht zolang de maatregelen van de overheid gelden, momenteel tot en met 19 april 2020. Dit artikel is louter informatief en kan niet worden geïnterpreteerd als een juridisch advies. Hou er ook rekening mee dat deze informatie, naar aanleiding van bijkomende of wijzigende maatregelen van de overheid, mogelijks achterhaald is. Indien u vragen heeft, aarzel niet om ons te contacteren.
De aankoop van deze persoonlijke beschermingsmiddelen en medische hulpmiddelen zal quasi steeds onder het toepassingsgebied van de wet overheidsopdrachten ressorteren. Deze wetgeving is immers integraal van toepassing op de ziekenhuizen. Ook privé-ziekenhuizen kunnen onder het toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten vallen, wanneer ze meer dan 50% gesubsidieerd is.
Voor aankopen van medisch materiaal die onder het toepassingsgebied van de wetgeving overheidsopdrachten vallen, zou de aanbestedende zorginstelling in beginsel gebruik moeten maken van de zgn. openbare of niet-openbare aanbestedingsprocedure (artikel 26, lid 2, Richtlijn 2014/24/EU).
Zeer uitzonderlijk kan gebruik worden gemaakt van de onderhandelingen zonder bekendmaking. (infra)
De openbare en niet-openbare aanbestedingsprocedure zijn gekoppeld aan minimum na te leven termijnen.
Voor een openbare procedure geldt voor het indienen van een inschrijving een termijn van 35 dagen.
Voor een niet-openbare procedure bedraagt de termijn 30 dagen voor de eerste fase, nl. verzoek tot deelname, gevolgd door nog een termijn van 30 dagen voor het indienen van een inschrijving, de tweede fase voor de niet-openbare procedure.
Belangrijk is dat in dringende omstandigheden hogergenoemde termijnen gekoppeld aan de openbare of niet-openbare procedures aanzienlijk verkort kunnen worden Deze uitzondering was reeds voorzien in artikel 28, lid 6 Richtlijn 2014/24/EU.
In voorkomend geval kunnen de termijnen als volgt worden ingekort.
– Voor een openbare procedure geldt voor het indienen van een inschrijving een termijn van 15 dagen.
– Voor een niet-openbare procedure bedraagt de termijn 15 dagen voor de eerste fase, nl. verzoek tot deelname, gevolgd door nog een termijn van 10 dagen voor het indienen van een inschrijving, de tweede fase voor de niet-openbare procedure.
Daarnaast kan een situatie ontstaan waarbij aanbestede zorginstellingen snel nood hebben aan nieuw medisch materiaal, waardoor zelfs de verkorte termijnen geen soelaas bieden.
Zoals hoger reeds gezegd kan uitzonderlijk gebruik gemaakt worden van onderhandelingen zonder bekendmaking. Deze procedure wordt door de wetgever doorgaans stiefmoederlijk behandeld, omdat de mededingingsmogelijkheden beperkt zijn. De aanbesteder kiest immers zelf welke ondernemingen hij uitnodigt om te onderhandelen. De procedure mag daarom alleen worden toegepast ‘voor zover dit strikt noodzakelijk is wanneer de termijnen voor de openbare of niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling wegens dwingende spoed voortvloeiend uit onvoorzienbare gebeurtenissen voor de aanbestedende overheid, niet in acht kunnen worden genomen’, of indien het drempelbedragen niet worden bereikt.
De Europese Commissie heeft inmiddels bevestigd dat de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking mag worden toegepast ter bestrijding van de huidige coronacrisis. Tegelijkertijd onderstreept de Commissie dat zulks enkel geldt om de crisisperiode te overbruggen tot er een meer stabiele oplossing wordt gevonden. Bijvoorbeeld een raamcontract voor leveringen of diensten, dat via de gewone procedure (incl. de versnelde procedure) wordt geplaatst.
Door gebruik te maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kunnen zorginstellingen rechtstreeks onderhandelen met één of meer potentiële leveranciers van medisch materiaal. In voorkomend geval zijn er geen vereisten voor bekendmaking of termijnen.
Wil u meer informatie of heeft u vragen, neem dan contact op met Mr. Frederik Niesten via mail naar f.niesten@villajuris.be