De trend van digitalisering voortgezet binnen de Vlaamse bestuursrechtscolleges.

De Dienst van de Bestuursrechtscolleges (DBRC) ontwikkelt digitaal loket.

Reeds verschillende rechtscolleges ontwikkelden beveiligde digitale platformen voor het rechtsgeldig indienen van verzoekschriften en processtukken. Voorbeelden zijn het DPA-platform voor de hoven en rechtbanken of het digitaal loket van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.

Sommige rechtscolleges volgden deze trend tot digitalisering echter nog niet. Zij hadden lange tijd enkel analoge wijzen om verzoekschriften en processtukken rechtsgeldig in te dienen, hetgeen per beveiligde zending diende te gebeuren.

Het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges stelt namelijk in artikel 8 dat alle verzoekschriften en processtukken met een beveiligde zending aan het Handhavingscollege, de Raad voor Vergunningsbetwistingen en de Raad voor Verkiezingsbetwistingen bezorgd moeten worden, en dit op straffe van onontvankelijkheid.

Een beveiligde zending werd tot voor kort door het decreet betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges bepaald als:

  • een aangetekend schrijven;
  • een afgifte tegen ontvangstbewijs;
  • elke andere door de Vlaamse Regering toegestane betekeningswijze, waarbij de datum van kennisgeving met zekerheid kan worden vastgesteld.

Gezien geen andere betekeningswijze werd bepaald, kon men dus de verzoekschriften en processtukken enkel per aangetekend schrijven of via afgifte op de griffie onder ontvangstbewijs rechtsgeldig indienen. In de praktijk werden soms reeds digitale kopies gevraagd door de Raad voor Vergunningsbetwistingen, maar enkel de documenten die per beveiligde zending werden overgemaakt hadden rechtskracht.

Daar is nu verandering in gekomen met het Besluit van de Vlaamse Regering van 5 februari 2021 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 16 mei 2014 houdende de rechtspleging voor sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges, wat het digitaal loket betreft.

Dit besluit voegt een nieuwe rechtsgeldige betekeningswijze toe, namelijk de indiening van verzoekschriften en processtukken via een digitaal loket.

Procespartijen, burgers, advocaten, overheden, … kunnen vanaf 22 februari 2021 documenten digitaal bezorgen aan de Dienst van de Bestuursrechtscolleges (DBRC) in een beveiligde omgeving. Dit kan zowel voor lopende als voor toekomstige procedures bij de drie rechtscolleges onder de koepel van de DBRC: de Raad voor Vergunningsbetwistingen, het Handhavingscollege en de Raad voor Verkiezingsbetwistingen.

Het digitaal loket is toegankelijk via een webpagina van de DBRC . Daar is eveneens een handleiding te vinden over hoe men zich moet aanmelden en hoe men documenten elektronisch kan neerleggen.

Wie toegang tot het digitaal loket wil verkrijgen, authenticeert zich via een elektronische identiteitskaart, een federaal token, een beveiligingscode via een mobiele app (itsme) of een beveiligingscode via sms. De minister van Justitie kan daar nog andere methodes aan toevoegen bij ministerieel besluit.

De DBRC zal ook nog richtlijnen vastleggen voor de toegelaten formaten (word, pdf, ..), de maximale grootte en andere technische vereisten. Die richtlijnen zullen worden gepubliceerd op de website van de dienst.

De verzoekschriften en processtukken die worden neergelegd in het digitaal loket, moeten worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening volgens de Europese voorschriften.
Als de handtekening van verschillende natuurlijke personen noodzakelijk is, moeten deze allemaal elektronisch worden aangebracht.

Het digitaal loket voorziet daarnaast in de mogelijkheid om een bewijs van de datum van de neerlegging te printen, hetgeen van belang is om de naleving van de verplicht te volgen termijnen te kunnen aantonen.

Er werd hierbij reeds geanticipeerd op mogelijke digitale problemen: indien het digitaal loket als applicatie volledig onbeschikbaar is en het elektronisch neerleggen van documenten in het kader van de rechtspleging onmogelijk is, wordt een foutmelding getoond aan de gebruiker, die kan worden geprint.
Die foutmelding geldt als bewijs van de volledige onbeschikbaarheid en kan door een partij of een belanghebbende in voorkomend geval worden ingeroepen als begin van bewijs van overmacht, als die onbeschikbaarheid plaatsvindt op de vervaldag van een termijn.

Het gebruik van het digitaal loket is overigens kosteloos.

Ten slotte is het digitaal loket slechts een toevoeging van een wijze van beveiligde zending: de mogelijkheid om verzoekschriften en processtukken aangetekend te verzenden of af te geven ter griffie tegen ontvangstbewijs blijft bestaan.

Het gebruik ervan is dus optioneel, al gaat het digitaal indienen wel sneller en is het goedkoper.

De DBRC kondigt nog verdere interne en externe digitalisering aan, maar stelt dat in deze fase de griffie nog alle kennisgevingen en betekeningen via een aangetekende brief verricht en dus niet via het digitaal loket.

Wil u meer informatie of heeft u vragen, neem dan contact op met Mr. Renee Buyse via e-mail op r.buyse@villajuris.be